e-Service Book Update 2026 : পশ্চিমবঙ্গ সরকারি কর্মীদের ই-সার্ভিস বুক (e-Service Book) চালুর নির্দেশ ও বকেয়া ডিএ (DA Arrear) মেটানোর চূড়ান্ত প্রস্তুতি:

পশ্চিমবঙ্গ রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের জন্য এক যুগান্তকারী প্রশাসনিক নির্দেশিকা জারি করেছে রাজ্য অর্থ দপ্তর (Finance Department)। গত ২৮ ফেব্রুয়ারি ২০২৬ তারিখে প্রকাশিত বিজ্ঞপ্তি (No. 835-F(e-Gov)) অনুযায়ী, এখন থেকে সমস্ত কর্মচারীদের ফিজিক্যাল সার্ভিস বুককে বাধ্যতামূলকভাবে ডিজিটাল ফরম্যাটে অর্থাৎ ই-সার্ভিস বুকে (e-Service Book) রূপান্তর করার প্রক্রিয়া শুরু হয়েছে। এই উদ্যোগের প্রাথমিক লক্ষ্য হলো সার্ভিসের প্রতিটি তথ্যকে স্বচ্ছ করা এবং দীর্ঘদিনের অমীমাংসিত বকেয়া ডিএ (DA Arrear) প্রদানের পথ প্রশস্ত করা। আগামী ২০ মার্চ ২০২৬-এর মধ্যে এই ডিজিটাল আপডেশনের কাজ সম্পন্ন করার জন্য চূড়ান্ত সময়সীমা বেঁধে দেওয়া হয়েছে।

ই-সার্ভিস বুক বা e-Service Book কী এবং কেন এটি প্রয়োজন:

একজন সরকারি কর্মচারীর কর্মজীবনের শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত যাবতীয় নথি, যেমন—নিয়োগপত্র, পদোন্নতি, বাৎসরিক বেতন বৃদ্ধি (Increment), অর্জিত ছুটি এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র হাতে লেখা খাতায় বা ফিজিক্যাল সার্ভিস বুকে (Physical Service Book) রেকর্ড করা থাকে। ই-সার্ভিস বুক হলো সেই সমস্ত নথির একটি নিরাপদ ডিজিটাল সংস্করণ। এটি পশ্চিমবঙ্গ সরকারের ইন্টিগ্রেটেড ফিন্যান্সিয়াল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (WBiFMS)-এর এইচআরএমএস (HRMS) মডিউলের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। ম্যানুয়াল সার্ভিস বুক অনেক সময় পুরনো হয়ে ছিঁড়ে যায় বা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে, কিন্তু ডিজিটাল সিস্টেমে ডেটা ক্লাউড সার্ভারে সংরক্ষিত থাকায় তা আজীবন সুরক্ষিত থাকবে। এছাড়া, ডিজিটাল ডেটাবেস থাকলে সরকারের পক্ষে যেকোনো আর্থিক হিসেব নিকেশ করা অনেক বেশি সহজ ও দ্রুত হয়।

নির্দেশিকার প্রধান তথ্য ও বিশেষ হাইলাইটস:

• ১. সরকারি বিজ্ঞপ্তি নম্বর: ৮৩৫-এফ(ই-গভ), তারিখ: ২৮ ফেব্রুয়ারি ২০২৬।
• ২. মূল প্রেক্ষাপট: এর আগে ২০১৯ এবং ২০২৩ সালে (Notification Nos. 1880-F(Y) ও 1303-F(e-Gov)) এই প্রক্রিয়া শুরু করার কথা বলা হলেও, ২০২৬ সালের এই নির্দেশিকাটি পূর্ণাঙ্গ বাস্তবায়নের নির্দেশ দিচ্ছে।
• ৩. সময়সীমা: ২০ মার্চ ২০২৬-এর মধ্যে ফিজিক্যাল কপি স্ক্যান করে আপলোড করা বাধ্যতামূলক।
• ৪. ব্যবহৃত প্রযুক্তি: WBiFMS পোর্টালের HRMS মডিউল এবং অফিস স্ক্যানার বা মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন।
• ৫. ব্যবহারকারী: রাজ্যের প্রতিটি দপ্তরের কর্মচারী এবং সার্ভিস বুকের কাস্টোডিয়ান বা সংশ্লিষ্ট আধিকারিক।
• ৬. ফোকাস এরিয়া: সার্ভিস কনফার্মেশন, পে-ফিক্সেশন এবং ডিএ এরিয়ার (DA Arrear) পেমেন্ট প্রক্রিয়া।

ই-সার্ভিস বুক তৈরির বিস্তারিত ধাপ ও নির্দেশাবলী:

রাজ্য সরকারের এই নতুন পোর্টাল ব্যবস্থাপনাটি অত্যন্ত সুশৃঙ্খলভাবে সাজানো হয়েছে। প্রতিটি কর্মচারীকে তাদের সার্ভিস বুক ডিজিটাল করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

কাস্টোডিয়ানের প্রাথমিক দায়িত্ব ও স্ক্যানিং পদ্ধতি:

প্রক্রিয়াটির প্রথম ধাপ হলো ফিজিক্যাল সার্ভিস বুককে ডিজিটালাইজ করা। প্রতিটি অফিসের সার্ভিস বুক কাস্টোডিয়ান বা ডিডিও-দের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে যাতে তারা উচ্চমানের অফিস স্ক্যানার ব্যবহার করে প্রতিটি পাতা স্ক্যান করেন। যদি কোনো ক্ষেত্রে স্ক্যানার না থাকে, তবে নির্দিষ্ট মোবাইল অ্যাপের সাহায্য নেওয়া যাবে। এই স্ক্যান কপিগুলো সরাসরি HRMS পোর্টালে আপলোড করতে হবে। মনে রাখতে হবে, ২০ মার্চ ২০২৬ তারিখের পর এই পোর্টালে নতুন করে স্ক্যান কপি তোলার সুযোগ হয়তো আর থাকবে না।

কর্মচারীদের লগইন ও ডেটা এন্ট্রি (eSE):

সার্ভিস বুক আপলোড হওয়ার পর আসল দায়িত্ব শুরু হবে কর্মচারীদের। তারা তাদের নিজস্ব 'e-Services for Employees' (eSE) আইডি এবং পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে লগইন করবেন। লগইন করার পর তারা বামদিকের মেনুতে ই-সার্ভিস বুক অপশনটি দেখতে পাবেন। সেখানে ক্লিক করলে কর্মচারীরা তাদের স্ক্যান করা ফিজিক্যাল সার্ভিস বুকটি দেখতে পাবেন। এরপর তাদের তথ্যের প্রতিটি অংশ বা 'Part' অনুযায়ী অনলাইনে ডেটা এন্ট্রি করতে হবে। যেমন—

• ১. Basic Details: কর্মচারীর নাম, জন্মতারিখ, রক্তের গ্রুপ এবং ব্যক্তিগত পরিচয়।
• ২. Appointment and Confirmation: প্রথম যোগদানের তারিখ, বর্তমান পদের স্থায়িত্ব বা কনফার্মেশনের তথ্য।
• ৩. Pay Details: বর্তমান বেসিক পে, গ্রেড পে (যদি থাকে), এবং বিগত বছরগুলোর ইনক্রিমেন্টের সঠিক তারিখ ও অ্যামাউন্ট।

ভেরিফিকেশন এবং কাস্টোডিয়ানের অনুমোদন:

কর্মচারী যখন অনলাইনে সমস্ত তথ্য পূরণ করে সাবমিট করবেন, তখন সেই আবেদনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার অফিসের কাস্টোডিয়ানের কাছে পৌঁছে যাবে। কাস্টোডিয়ান তখন ফিজিক্যাল সার্ভিস বুকের সঙ্গে অনলাইনে জমা দেওয়া তথ্যের মিল পরীক্ষা করবেন। যদি কোনো গরমিল না থাকে, তবে তিনি সেটি 'Approve' করবেন। একবার তথ্য অ্যাপ্রুভ হয়ে গেলে সেটি সরকারি ডেটাবেসে স্থায়ীভাবে নথিভুক্ত হয়ে যাবে।

সংশোধন এবং ফিডব্যাক মেকানিজম:

যদি কোনো কর্মচারী দেখেন যে তার তথ্য অ্যাপ্রুভ হওয়ার পরেও কোনো ভুল থেকে গেছে, তবে দুশ্চিন্তার কারণ নেই। সিস্টেমে একটি ফিডব্যাক অপশন রাখা হয়েছে। কর্মচারী তার অভিযোগ লিখে পাঠালে কাস্টোডিয়ান তা পুনরায় খতিয়ে দেখে সংশোধন করার ক্ষমতা রাখবেন।

বকেয়া ডিএ (DA Arrear) ও ই-সার্ভিস বুকের গভীর সম্পর্ক:

রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের মনে একটি বড় প্রশ্ন হলো, এই ই-সার্ভিস বুকের সঙ্গে বকেয়া ডিএ (DA Arrear) প্রদানের কী সম্পর্ক? আসলে, পশ্চিমবঙ্গ সরকার বকেয়া ডিএ মেটানোর ক্ষেত্রে যে আইনি ও প্রশাসনিক জটিলতার সম্মুখীন হচ্ছিল, তার একটি সমাধান লুকিয়ে আছে এই ডিজিটাল ডেটাবেসে। ইতিপূর্বে ডিএ এরিয়ার হিসেব করতে গিয়ে দেখা গেছে যে, ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে লক্ষ লক্ষ কর্মচারীর কয়েক বছরের এরিয়ার হিসেব করা সময়সাপেক্ষ এবং তাতে ভুলের সম্ভাবনা প্রচুর।

ই-সার্ভিস বুক চালু হলে সরকারের কাছে প্রত্যেক কর্মচারীর ২০১৯ সাল থেকে ২০২৬ সাল পর্যন্ত পে-ফিক্সেশনের প্রতিটি ডেটা এক ক্লিকেই চলে আসবে। ফলে কার কত টাকা বকেয়া পাওনা, তা কোনো মানুষের হস্তক্ষেপ ছাড়াই কম্পিউটার অ্যালগরিদমের মাধ্যমে কয়েক সেকেন্ডে বের করা সম্ভব হবে। নোটিফিকেশনে সরাসরি DA Arrear Payments কথাটি উল্লেখ থাকায় কর্মচারীদের মধ্যে আশার আলো তৈরি হয়েছে যে, ডিজিটাল আপডেশন শেষ হলেই হয়তো রাজ্য সরকার বকেয়া মেটানোর বড় কোনো ঘোষণা করতে পারে।

প্রশাসনিক প্রভাব ও বিশ্লেষণ:

পদাতিক বাংলা (Padatik Bangla) মনে করে, এই ডিজিটাল সংস্কার শুধুমাত্র বকেয়া মেটানোর জন্য নয়, বরং রাজ্যের প্রশাসনিক পরিকাঠামোকে গতিশীল করার জন্য অত্যন্ত প্রয়োজনীয় ছিল।

• ১. স্বচ্ছতা বৃদ্ধি: আগে অনেক সময় সার্ভিস বুকে ভুল তথ্য বা ঘষামাজা করার অভিযোগ উঠত। ই-সার্ভিস বুক চালু হলে সেই অবকাশ থাকবে না। প্রতিটি পরিবর্তন লগ ফাইলে রেকর্ড থাকবে।
• ২. অবসরকালীন সুবিধা বা পেনশন: সরকারি কর্মচারীরা অবসরের সময় পেনশনের কাগজ তৈরি করতে গিয়ে সবথেকে বেশি হয়রানির শিকার হন। যদি ই-সার্ভিস বুক আগে থেকেই আপডেট থাকে, তবে অবসরের দিনই কর্মচারীর হাতে সমস্ত পাওনা বুঝিয়ে দেওয়া সম্ভব হবে।
• ৩. কাগজের সাশ্রয় ও নিরাপত্তা: পেপারলেস অ্যাডমিনিস্ট্রেশনের দিকে এটি একটি বড় পদক্ষেপ। অগ্নিকাণ্ড বা বন্যায় ফাইল নষ্ট হওয়ার ভয় থেকেও মুক্তি মিলবে।

চ্যালেঞ্জ ও প্রতিবন্ধকতা:

যদিও এই সিস্টেমটি অত্যন্ত আধুনিক, তবুও কিছু বাস্তব সমস্যার কথা মাথায় রাখতে হবে। পশ্চিমবঙ্গের অনেক পুরনো কর্মচারীদের সার্ভিস বুক অত্যন্ত জরাজীর্ণ অবস্থায় রয়েছে। সেই অস্পষ্ট হাতের লেখা স্ক্যান করে তথ্য ইনপুট করা ডিডিও বা কর্মচারীদের জন্য বেশ কষ্টসাধ্য হতে পারে। এছাড়া গ্রামবাংলার অনেক ব্লকে ইন্টারনেট সংযোগের ধীরগতি ডেটা আপলোডের ক্ষেত্রে বড় বাধা হয়ে দাঁড়াতে পারে। তাই নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে এই বিশাল কর্মযজ্ঞ শেষ করা প্রশাসনের কাছে অগ্নিপরীক্ষার সমান।

ভবিষ্যৎ সম্ভাবনা ও কর্মচারীদের করণীয়:

রাজ্য সরকার ধীরে ধীরে সমস্ত সরকারি ব্যবস্থাকে WBiFMS-এর আওতায় নিয়ে আসছে। ভবিষ্যতে ছুটি মঞ্জুর (Leave Management), প্রভিডেন্ট ফান্ডের লোন (GPF Loan) এবং বদলির আবেদন—সবকিছুই এই ই-সার্ভিস বুকের ডেটার ওপর ভিত্তি করে পরিচালিত হবে। তাই কর্মচারীদের উচিত অত্যন্ত সতর্কতার সাথে তথ্য পূরণ করা। একটি সামান্য ভুলও ভবিষ্যতে আপনার পেনশনে বা ইনক্রিমেন্টে বড় বাধা হয়ে দাঁড়াতে পারে।

FAQ - ই-সার্ভিস বুক নিয়ে কর্মচারীদের সাধারণ জিজ্ঞাসা:

• ১. আমার যদি এইচআরএমএস (HRMS) পাসওয়ার্ড হারিয়ে যায় তবে কী করব?

আপনার অফিসের ডিডিও বা অপারেটরের সহায়তায় পাসওয়ার্ড রিসেট করে নিতে পারেন অথবা নিবন্ধিত মোবাইল নম্বরের মাধ্যমে ওটিপি দিয়ে পুনরায় লগইন করতে পারেন।

• ২. এই প্রক্রিয়াটি কি শুধুমাত্র স্থায়ী সরকারি কর্মচারীদের জন্য?

হ্যাঁ, বিজ্ঞপ্তিতে 'Whole-time State Government Employees' অর্থাৎ পূর্ণসময়ের স্থায়ী রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের কথা উল্লেখ করা হয়েছে।

• ৩. সার্ভিস বুক স্ক্যান করার দায়িত্ব কি কর্মচারীর নিজের?

না, সার্ভিস বুক স্ক্যান এবং আপলোড করার প্রাথমিক দায়িত্ব সংশ্লিষ্ট দপ্তরের কাস্টোডিয়ানের। কর্মচারী শুধুমাত্র ডেটা ইনপুট এবং ভেরিফিকেশনে সাহায্য করবেন।

• ৪. ডিজিটাল সার্ভিস বুক কি পেনশনের সময় কাজে লাগবে?

অবশ্যই। পেনশনের পি.পি.ও (PPO) ইস্যু করার ক্ষেত্রে এই ডিজিটাল ডেটাই চূড়ান্ত হিসেবে গণ্য হবে।

• ৫. ২০ মার্চের মধ্যে কাজ শেষ না হলে কি বেতন বন্ধ হতে পারে?

সরাসরি বেতন বন্ধের কথা বিজ্ঞপ্তিতে বলা নেই, তবে সার্ভিস রেকর্ড আপডেট না থাকলে ইনক্রিমেন্ট বা এরিয়ার পেতে নিশ্চিতভাবেই সমস্যা হতে পারে।

উপসংহার:

পশ্চিমবঙ্গ সরকারের এই সময়োপযোগী সিদ্ধান্ত কর্মচারীদের দীর্ঘমেয়াদী সুবিধা দেবে। ই-সার্ভিস বুক (e-Service Book) বাস্তবায়ন হলে বকেয়া ডিএ (DA Arrear) নিয়ে কর্মচারীদের ক্ষোভ কিছুটা হলেও প্রশমিত হতে পারে যদি সরকার দ্রুত বকেয়া মিটিয়ে দেয়। পদাতিক বাংলা (Padatik Bangla) সর্বদা রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের স্বার্থে সঠিক খবর সবার আগে পৌঁছে দিতে বদ্ধপরিকর। প্রশাসনিক স্বচ্ছতা ও প্রযুক্তির সঠিক ব্যবহারই পারে একটি সুন্দর কর্মপরিবেশ তৈরি করতে। সরকারি খবরের নিরবচ্ছিন্ন আপডেটের জন্য আমাদের ব্লগে নিয়মিত নজর রাখুন।