West Bengal e-Service Book Update: ২০ মার্চের সময়সীমা শেষ, এখন কী করবেন

৩১ আগস্ট ২০২৬ অনুযায়ী, West Bengal e-Service Book Update 2026 নিয়ে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—অর্থ দপ্তরের ২৮ ফেব্রুয়ারি ২০২৬-এর 835-F(e-Gov) বিজ্ঞপ্তিতে ফিজিক্যাল Service Book স্ক্যান করে HRMS-এ আপলোডের জন্য যে ২০ মার্চ ২০২৬ সময়সীমা দেওয়া হয়েছিল, সেটি ইতিমধ্যেই শেষ হয়েছে। তবে e-Service Book ব্যবস্থা বন্ধ হয়ে যায়নি। এটি WBiFMS-এর HRMS ব্যবস্থার সক্রিয় অংশ এবং পরবর্তী সরকারি নির্দেশেও পেনশন-সংক্রান্ত কাজে e-Service Book ব্যবহারের কথা স্পষ্টভাবে রয়েছে।

এই নির্দেশিকায় ২০ মার্চের পুরনো সময়সীমা এখন কী অর্থ বহন করে, কর্মচারী ও Service Book Custodian-এর আলাদা দায়িত্ব কী, eSE-তে তথ্য কীভাবে যাচাই ও জমা দিতে হয়, ভুল থাকলে কীভাবে সংশোধনের পথে যেতে হয়, এবং e-Service Book-এর সঙ্গে DA Arrear-এর প্রকৃত সম্পর্ক কোথায়—এসবই বর্তমান সরকারি নথি অনুযায়ী পরিষ্কারভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

৩১ আগস্ট ২০২৬ অনুযায়ী দ্রুত বর্তমান অবস্থা

e-Service Book আসলে কী

e-Service Book হলো রাজ্য সরকারি কর্মচারীর Service Book-সংক্রান্ত তথ্য HRMS-এ ডিজিটালভাবে পরিচালনার ব্যবস্থা। এটি আলাদা কোনও “নতুন ২০২৬ পোর্টাল” নয়। পশ্চিমবঙ্গ সরকারের Finance Department-এর পূর্ববর্তী নির্দেশ অনুযায়ী অনলাইন Service Book management ২০১৯ সাল থেকেই চালু ছিল এবং ২০২৩ সালে Workflow Chain ও approval process আরও সুসংগঠিত করা হয়।

২৮ ফেব্রুয়ারি ২০২৬-এর 835-F(e-Gov) নির্দেশটি আগের 1880-F(Y), 6000-F(Y) এবং 1303-F(e-Gov) নির্দেশের ধারাবাহিকতায় জারি করা হয়। অর্থাৎ ২০২৬-এর নির্দেশের উদ্দেশ্য ছিল বিদ্যমান e-Service Book ব্যবস্থায় legacy service records দ্রুত ও সঠিকভাবে প্রস্তুত এবং আপডেট করা।

Finance Department-এর বিজ্ঞপ্তি অনুযায়ী e-Service Book Confirmation in Service, Pay Fixation এবং DA Arrear Payments-সহ বিভিন্ন service matter-এর base document হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

835-F(e-Gov) সরকারি বিজ্ঞপ্তিটি দেখুন

কার Service Book এবং কার কী দায়িত্ব

835-F(e-Gov)-এ “wholetime State Government employees” শব্দবন্ধ ব্যবহার করা হয়েছে। এটিকে সরাসরি “শুধু স্থায়ী কর্মচারী” বলে ধরে নেওয়া ঠিক নয়, কারণ এই বিজ্ঞপ্তিতে “wholetime” শব্দটির এমন কোনও সংজ্ঞা দেওয়া নেই। নিজের service status নিয়ে সংশয় থাকলে সংশ্লিষ্ট establishment বা Service Book Custodian-এর কাছেই নিশ্চিত হওয়া উচিত।

Service Book Custodian-এর দায়িত্ব

• ফিজিক্যাল Service Book-এর কপি স্ক্যান করা।
• স্ক্যান করা কপি HRMS Module-এ আপলোড করা।
• কর্মচারীর জমা দেওয়া e-Service Book-এর প্রতিটি Part যাচাই করা।
• প্রয়োজনে তথ্য update বা correction করে approve করা।
• অনুমোদনের পরে কর্মচারীর Feedback এলে তা পরীক্ষা করে প্রয়োজনীয় সংশোধনের ব্যবস্থা করা।

বিজ্ঞপ্তিতে office scanner অথবা available mobile app ব্যবহার করে scanning-এর অনুমতি রয়েছে। কোনও একটি নির্দিষ্ট সরকারি mobile scanning app বাধ্যতামূলক করা হয়নি।

কর্মচারীর দায়িত্ব

• নিজের e-Services for Employees বা eSE login ব্যবহার করে HRMS-এ প্রবেশ করা।
• আপলোড হওয়া physical Service Book-এর scanned copy পরীক্ষা করা।
• e-Service Book-এর প্রাসঙ্গিক Partগুলি সঠিকভাবে পূরণ করা।
• Partগুলি নির্ধারিত ক্রমে Custodian-এর কাছে submit করা।
• approval-এর পরে তথ্য আবার দেখে প্রয়োজনে Feedback পাঠানো।

e-Service Book আপডেট করার সরকারি ধাপ

সরকারি নির্দেশে কর্মচারীকে নিজে physical Service Book নিয়ে আলাদা কোনও public portal-এ upload করার কথা বলা হয়নি। প্রক্রিয়াটি মূলত office-controlled HRMS workflow।

1. প্রথমে Service Book Custodian ফিজিক্যাল Service Book-এর কপি স্ক্যান করে HRMS-এ আপলোড করেন।
2. এরপর কর্মচারী নিজের eSE login থেকে আপলোড করা scanned Service Book পরীক্ষা করেন।
3. e-Service Book একাধিক Part-এ বিভক্ত থাকে। সরকারি বিজ্ঞপ্তিতে উদাহরণ হিসেবে Basic Details, Appointment and Confirmation এবং Pay Details-এর কথা বলা হয়েছে।
4. একটি Part যথাযথভাবে পূরণ করার পর সেটি Custodian-এর কাছে submit করা যায়। Partগুলি ক্রমানুসারে পূরণ করার নির্দেশ রয়েছে।
5. Custodian জমা দেওয়া তথ্য physical Service Book-এর সঙ্গে মিলিয়ে দেখেন। ভুল বা অসম্পূর্ণতা থাকলে প্রয়োজনীয় update করে তারপর approval দেন।
6. approval-এর পরে কর্মচারী approved Part দেখতে পারেন। কোনও তথ্য ভুল মনে হলে HRMS-এর Feedback option ব্যবহার করে Custodian-কে জানাতে পারেন।

২০ মার্চ ২০২৬-এর মধ্যে কাজ না হলে এখন কী করবেন

২০ মার্চ ছিল Custodian-দের physical Service Book scan ও upload করার জন্য 835-F(e-Gov)-এ নির্ধারিত সময়সীমা। ৩১ আগস্ট ২০২৬-এ এসে সেটিকে নতুন বা চলতি deadline হিসেবে দেখানো ভুল হবে।

একই সঙ্গে আরেকটি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ: সরকারি বিজ্ঞপ্তিতে বলা নেই যে ২০ মার্চের পর upload facility স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যাবে। তাই নিজের Service Book এখনও eSE-তে দেখা না গেলে বা data অসম্পূর্ণ থাকলে “সময় শেষ, আর কিছু করা যাবে না” ধরে নেওয়া উচিত নয়।

এখন করণীয়

1. eSE-তে প্রবেশ করে e-Service Book বা সংশ্লিষ্ট Service Book তথ্য দেখা যাচ্ছে কি না পরীক্ষা করুন।
2. scanned copy অনুপস্থিত হলে নিজের অফিসে Service Book-এর Custodian কে, তা নিশ্চিত করুন।
3. Custodian বা establishment section-কে জানান যে Service Book scan/upload বা update এখনও বাকি রয়েছে।
4. scanned copy থাকলে প্রতিটি Part physical record-এর সঙ্গে মিলিয়ে পূরণ করুন।
5. অনুমোদিত তথ্যের মধ্যে ভুল থাকলে Feedback option ব্যবহার করুন।
6. portal access বা workflow নিয়ে সমস্যা হলে unofficial agent-এর বদলে নিজের DDO, Custodian, Head of Office বা সংশ্লিষ্ট সরকারি office channel-এর সাহায্য নিন।

তথ্য পূরণের আগে কী কী মিলিয়ে দেখা জরুরি

835-F(e-Gov) কোনও একক “mandatory documents list” প্রকাশ করেনি। তাই PAN, Aadhaar, caste certificate বা অন্য কোনও নথিকে এই বিজ্ঞপ্তির নামে বাধ্যতামূলক বলে তালিকাভুক্ত করা ঠিক হবে না। মূল নীতি হলো—e-Service Book-এ দেওয়া তথ্য authenticated physical Service Book এবং সংশ্লিষ্ট অফিসিয়াল record-এর সঙ্গে মিলতে হবে।

• Basic Details-এ থাকা service-related পরিচয় তথ্য ঠিক আছে কি না।
• Appointment এবং Confirmation-সংক্রান্ত record physical Service Book-এর সঙ্গে মেলে কি না।
• Pay Details-এ service record অনুযায়ী তথ্য রয়েছে কি না।
• আগের service entry বাদ পড়েছে কি না।
• scanned page অস্পষ্ট, অসম্পূর্ণ বা missing কি না।
• কোনও Part submit করার আগে ভুল entry হয়েছে কি না।

কোনও তথ্য নিয়ে সন্দেহ থাকলে আন্দাজ করে পূরণ করার পরিবর্তে Custodian-এর সঙ্গে physical record মিলিয়ে নেওয়া নিরাপদ।

e-Service Book-এ ভুল হলে কীভাবে সংশোধন করবেন

সরকারি workflow-এ correction-এর ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। Custodian approval দেওয়ার পরেও কর্মচারী approved Part দেখতে পারেন এবং কোনও তথ্য নিয়ে আপত্তি বা সংশোধনের প্রয়োজন হলে Feedback পাঠাতে পারেন।

সমস্যা ১: scanned Service Book-এই ভুল বা অস্পষ্ট তথ্য

physical Service Book-এর মূল entry যদি অস্পষ্ট, অসম্পূর্ণ বা সংশোধনযোগ্য হয়, তাহলে শুধু online field বদলালেই সমস্যার সমাধান হয়েছে ধরে নেওয়া উচিত নয়। সংশ্লিষ্ট Custodian বা competent office authority-কে বিষয়টি যাচাই করতে হবে।

সমস্যা ২: scanned copy ঠিক, কিন্তু online entry ভুল

Part approval-এর আগে ভুল ধরা পড়লে তা ঠিক করে তারপর submit করা উচিত। approval-এর পরে ভুল দেখা গেলে Feedback option-এর মাধ্যমে Custodian-কে জানানো যায়।

সমস্যা ৩: e-Service Book দেখা যাচ্ছে না

প্রথমে নিশ্চিত করুন সংশ্লিষ্ট Custodian physical Service Book scan ও upload করেছেন কি না। কর্মচারীর নিজের account-এ কিছু দেখা না গেলেই যে system বন্ধ, তা ধরে নেওয়া উচিত নয়।

সমস্যা ৪: eSE login করা যাচ্ছে না

WBiFMS-এর official access ব্যবহার করুন এবং নিজের office establishment/DDO/Custodian-এর সাহায্য নিন। 835-F(e-Gov) বিজ্ঞপ্তিতে কোনও নির্দিষ্ট universal password-reset পদ্ধতি দেওয়া নেই, তাই অনির্ভরযোগ্য third-party নির্দেশ অনুসরণ করে HRMS credentials শেয়ার করবেন না।

e-Service Book এবং DA Arrear-এর আসল সম্পর্ক

এই বিষয়টি নিয়ে সবচেয়ে বেশি ভুল তথ্য ছড়ায়। 835-F(e-Gov)-এ সত্যিই বলা হয়েছে যে e-Service Book হল DA Arrear Payments-এর একটি base document। কিন্তু এর অর্থ e-Service Book update হলেই DA স্বয়ংক্রিয়ভাবে মঞ্জুর বা জমা হয়ে যাবে—এটি নয়।

DA arrear-এর entitlement, period, payment method এবং timeline আলাদা সরকারি ও বিচারিক প্রক্রিয়ায় নির্ধারিত হয়েছে। ১৩ মার্চ ২০২৬-এর 996-F(P2) বিজ্ঞপ্তিতে serving State Government employees-এর DA arrear payment-এর ব্যবস্থা ঘোষণা করা হয়। এরপর ১৬ মার্চ ২০২৬-এর 1029-F(eGov) SOP-এ DDO-দের HRMS ব্যবহার করে arrear bill তৈরির পদ্ধতি নির্ধারণ করা হয়।

ওই SOP অনুযায়ী HRMS-এ employee-wise arrear statement থাকলেও DDO-কে প্রয়োজনীয় checking ও validation করার পর bill generate করতে হয়। ফলে “কম্পিউটার কোনও মানুষের যাচাই ছাড়াই কয়েক সেকেন্ডে arrear হিসাব করে সরাসরি টাকা পাঠিয়ে দেবে”—এমন ব্যাখ্যা সঠিক নয়।

DA Arrear Bill-এর সরকারি HRMS SOP দেখুন

১৩ মার্চের প্রথম বিজ্ঞপ্তিতে January 2016 থেকে December 2019 arrear দুই কিস্তিতে দেওয়ার কথা থাকলেও ২৩ মার্চ ২০২৬-এর 1086-F(P2) corrigendum সেই সময়সূচি পরিবর্তন করে। corrigendum-এ ওই সময়ের সম্পূর্ণ DA/DR arrear ৩১ মার্চ ২০২৬-এর মধ্যে release করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছিল। তাই এখন September 2026-এ “দ্বিতীয় কিস্তি আসবে”—এমন পুরনো তথ্য 996-F(P2)-এর প্রথম সংস্করণ দেখে প্রচার করা ঠিক নয়।

বর্তমান মাসিক DA এবং পুরনো DA Arrear এক বিষয় নয়

Service Book বা arrear প্রসঙ্গে “বর্তমান DA rate” এবং “পুরনো বকেয়া DA” আলাদা করে বোঝা দরকার। ৩১ আগস্ট ২০২৬ তারিখে whole-time State Government employees-এর revised basic pay-এর উপর কার্যকর DA rate ১৮%। এই হার ১ এপ্রিল ২০২৫ থেকে কার্যকর ছিল।

৪ আগস্ট ২০২৬-এর 2834-F(P2) Memo অনুযায়ী DA ৩৮% হবে ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে। অর্থাৎ ৩১ আগস্ট ২০২৬-এ ৩৮% rate এখনও কার্যকর হয়নি।

বর্তমানে প্রযোজ্য ১৮% DA-র সরকারি Memo দেখুন ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে ৩৮% DA-র সরকারি Memo দেখুন

পেনশনের সময় e-Service Book কীভাবে কাজে লাগছে

e-Service Book-এর ভবিষ্যৎ গুরুত্ব সম্পর্কে অনুমান করার প্রয়োজন নেই, কারণ Finance Department ২০ জুলাই ২০২৬-এ 2622-F(e-Gov) Memo জারি করে retirement on superannuation-এর ক্ষেত্রে HRMS থেকে pension documents এবং e-Service Book Accountant General, West Bengal-এর PSAI portal-এ online transmission চালু করেছে।

তবে এটিকে এখনই “সম্পূর্ণ paperless pension system” বলা যাবে না। সরকারি Memo-তে প্রথম পর্যায়ে digitally transmitted documents-এর পাশাপাশি physical copies-ও পাঠানোর কথা বলা হয়েছে। system smoothly চলার পরে physical copies তুলে দেওয়ার কথা রয়েছে।

তাই e-Service Book পেনশন প্রক্রিয়ায় গুরুত্বপূর্ণ হলেও “digital Service Book থাকলেই অবসরের দিন সব পাওনা নিশ্চিতভাবে হাতে পাওয়া যাবে” বা “এটাই একমাত্র final PPO record”—এমন নিশ্চয়তা বর্তমান নির্দেশ দেয় না।

পেনশন ও e-Service Book online transmission-এর 2622-F(eGov) Memo দেখুন

যে ভুল তথ্য বা ধারণা এড়িয়ে চলবেন

• e-Service Book ২০২৬ সালে প্রথম চালু হয়েছে—সঠিক নয়।
• ২০ মার্চ ২০২৬ এখনও চলতি deadline—সঠিক নয়।
• ২০ মার্চের পর portal বন্ধ—সরকারি বিজ্ঞপ্তিতে এমন কথা নেই।
• নির্দিষ্ট একটি mobile scanning app বাধ্যতামূলক—সঠিক নয়।
• e-Service Book update হলেই DA arrear automatically release হয়—সঠিক নয়।
• arrear calculation-এ কোনও officer checking লাগে না—সঠিক নয়।
• “whole-time” মানেই বিজ্ঞপ্তি অনুযায়ী “permanent”—এভাবে বলা যায় না।
• e-Service Book update না হলে বেতন অবশ্যই বন্ধ হবে—835-F(e-Gov)-এ এমন নির্দেশ নেই।
• ৩৮% DA ইতিমধ্যেই কার্যকর—৩১ আগস্ট ২০২৬ অনুযায়ী ভুল; এটি ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে কার্যকর হবে।

এখন একজন কর্মচারীর জন্য সবচেয়ে বাস্তব Action Checklist

• WBiFMS/eSE-তে নিজের e-Service Book status পরীক্ষা করুন।
• scanned physical Service Book দেখা যাচ্ছে কি না দেখুন।
• Basic Details, Appointment and Confirmation, Pay Details-সহ উপলব্ধ Partগুলি physical record-এর সঙ্গে মিলিয়ে নিন।
• প্রতিটি Part সতর্কভাবে পূরণ করে sequence অনুযায়ী submit করুন।
• pending approval থাকলে সংশ্লিষ্ট Custodian-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।
• approved record-এ ভুল থাকলে Feedback option ব্যবহার করুন।
• DA arrear নিয়ে কোনও দাবি শুনলে Service Book notification নয়, আলাদা Finance Department DA order-ও যাচাই করুন।
• login ID, password, OTP বা সরকারি account credential কোনও unofficial agent বা অচেনা ব্যক্তিকে দেবেন না।

সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর

১. ২০ মার্চ ২০২৬ পার হয়ে গেলে কি আর e-Service Book update করা যাবে না?

835-F(e-Gov)-এ ২০ মার্চের মধ্যে Custodian-দের scanned copy upload করতে বলা হয়েছিল। কিন্তু ওই তারিখের পর system বন্ধ বা update নিষিদ্ধ—এমন নির্দেশ বিজ্ঞপ্তিতে নেই। কাজ অসম্পূর্ণ থাকলে সংশ্লিষ্ট Custodian বা office authority-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

২. Service Book scan করার দায়িত্ব কি কর্মচারীর?

মূল সরকারি নির্দেশ অনুযায়ী physical Service Book-এর কপি scan ও HRMS-এ upload করার দায়িত্ব Service Book Custodian-এর। কর্মচারীর প্রধান দায়িত্ব হলো eSE-তে scan পরীক্ষা করা এবং e-Service Book-এর Partগুলি পূরণ ও submit করা।

৩. আমাকে কি কোনও নির্দিষ্ট mobile app দিয়ে Service Book scan করতে হবে?

না। 835-F(e-Gov)-এ office scanner বা available mobile apps-এর কথা বলা হয়েছে; কোনও নির্দিষ্ট বাধ্যতামূলক app-এর নাম দেওয়া হয়নি।

৪. Approved e-Service Book-এ ভুল দেখলে কী করব?

HRMS-এ approved Part দেখার পর Feedback option ব্যবহার করে Custodian-কে জানানো যায়। Custodian feedback যাচাই করে প্রয়োজন হলে correction বা update করতে পারেন।

৫. e-Service Book update হলেই কি DA arrear পাব?

না। e-Service Book DA arrear payment-এর একটি base document হলেও arrear entitlement, calculation এবং payment আলাদা সরকারি order ও HRMS bill process অনুযায়ী হয়।

৬. e-Service Book অসম্পূর্ণ থাকলে কি বেতন বন্ধ হবে?

835-F(e-Gov) বিজ্ঞপ্তিতে এমন কোনও automatic salary-stoppage provision উল্লেখ নেই। তবে service record সঠিক ও আপডেট রাখা বিভিন্ন service matter-এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

৭. বর্তমানে West Bengal Government employees-এর DA কত?

৩১ আগস্ট ২০২৬ অনুযায়ী revised basic pay-এর উপর ১৮% DA কার্যকর। 2834-F(P2) অনুযায়ী ৩৮% DA ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে কার্যকর হবে।

৮. e-Service Book কি পেনশনের কাজে ব্যবহৃত হচ্ছে?

হ্যাঁ। ২০ জুলাই ২০২৬-এর 2622-F(eGov) Memo অনুযায়ী superannuation-এর pension documents-এর সঙ্গে e-Service Book HRMS থেকে PSAI portal-এ online পাঠানোর ব্যবস্থা চালু হয়েছে। তবে প্রথম পর্যায়ে physical copies-ও পাঠানো হচ্ছে।